Esse artigo trata de um assunto que certamente interessa aos gerentes de projetos, às equipes de projetos, aos patrocinadores e aos clientes: o que fazer para um projeto ser bem sucedido?

Uma das tarefas mais difíceis da gerência de projetos  é prever se o projeto será bem sucedido. A maioria dos gerentes orientados a resultados olham apenas para o tempo, custos e desempenho do projeto.  Olhando-se apenas para esse três fatores seria possível dimensionar os resultados quanto aos lucros obtidos com o projeto, mas não será possível identificar se o projeto em si foi gerido corretamente.

Isso é de uma importância primordial se a sobrevivência de uma dada organização é baseada em um fluxo contínuo de projetos com sucesso. Uma ou duas vezes um gerente pode ser capaz de obter sucesso em um projeto, conduzindo-o com um chicote na mão. Depois de um tempo, ou o efeito do chicote já não garante o sucesso do projeto, ou as pessoas irão evitar trabalhar em seus projetos.

O sucesso do projeto muitas vezes é medido pelas “ações” de três grupos: o gerente do projeto e sua equipe, o organização-mãe e o cliente. Ao combinar as ações relevantes desses três grupos, podemos identificar lições fundamentais para a gestão de projetos de sucesso:

Quando iniciada, a gestão do projeto dever ser feita por completo:

o Reconheçer conflitos de autoridades – e resolvê-las.

o Reconhecer o impacto da mudança – ser um agente de mudança.

Dê o trabalho certo para as pessoas certas.

o Nenhum sistema é melhor do que as pessoas que o implementaram.

Permitir tempo adequado e esforço para desenhar as bases do projeto e a definição dos trabalhos:

o Elaboração da estrutura analítica do trabalho (EAP)

o Elaboração de um diagrama PERT

Certifique-se que os pacotes de trabalho são o tamanho adequado:

o Tangíveis e com responsáveis claramente identificados

o Realista em termos de esforço e tempo

Estabelecer e usar sistema para o planejamento e controle como ponto focal para a implementação do projeto:

leadership
o Saber onde você está indo.

o Saber quando você chegou lá.

Tenha certeza que o fluxo de informações é realista:

o A informação é a base para a resolução de problemas e tomada de decisão.

o Armadilhas da comunicação são o maior contribuinte para as dificuldades do projeto.

Esteja disposto a replanejar:

o Os melhores planos muitas vezes perdem o sentido.

o A mudança é inevitável.

Unir desempenho, responsabilidade e recompensas:

o Gestão por objetivos – é a chave para a motivação e produtividade

Muito antes da conclusão do projeto, planeje o seu encerramento:

o Realocação do pessoal

o Descarte de materiais e outros recursos

o Transferência de conhecimento

o Encerramento das ordens de trabalho

o Pagamentos de contratados e elaboração de relatórios financeiros

A última lição, o encerramento do projeto, tem sido a ruína de bons gerentes de projeto. Como os projetos perto da conclusão, há uma tendência natural para minimizar os custos através da transferência de pessoas o mais rapidamente possível e, fechando as ordens de trabalho. Isso muitas vezes deixa o gerente de projeto com a responsabilidade de escrever o relatório final por exemplo. Muitos projetos requerem um ou dois meses após a conclusão da obra, simplesmente para a comunicação administrativa e resumo do custo final.

Seguindo os passos acima, você certamente estará aumentando as chances de sucesso do seu projeto. Concorda?

Artigo adaptado do livro :

Project Management—A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Eighth Edition – Harold Kerzner; 2003.